Rechnungsautomatisierung
Eingehende Rechnungen durchlaufen einen intelligenten Verarbeitungsprozess: OCR-Technologie extrahiert alle relevanten Daten wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Lieferanteninformationen. Diese Informationen werden automatisch mit Ihren Bestelldaten abgeglichen.
Der Freigabeworkflow leitet die Rechnung an die zuständige Person weiter, basierend auf vordefinierten Regeln. Nach erfolgter Freigabe erfolgt die Buchung direkt in Ihr Buchhaltungssystem. Sie behalten jederzeit den Überblick über offene, genehmigte und bezahlte Rechnungen.
- Automatische Datenextraktion aus PDF-Dokumenten
- Abgleich mit Bestellungen und Lieferscheinen
- Regelbasierte Freigabeprozesse
- Direkte Integration in gängige Buchhaltungssoftware
- Archivierung gemäß GoBD-Anforderungen
Vertragsmanagement
Alle Unternehmensverträge werden in einem zentralen System erfasst und verwaltet. Das System überwacht automatisch Laufzeiten, Kündigungsfristen und Verlängerungsoptionen. Sie erhalten rechtzeitig Benachrichtigungen, bevor wichtige Fristen ablaufen.
Die Versionsverwaltung dokumentiert alle Änderungen an Verträgen. Zugriffsrechte stellen sicher, dass nur autorisierte Personen sensible Vertragsdaten einsehen können. Suchfunktionen ermöglichen es, relevante Verträge anhand verschiedener Kriterien schnell zu finden.
- Zentrale Vertragsdatenbank mit Volltextsuche
- Automatische Fristenerinnerungen
- Vollständige Versionsverwaltung
- Rollenbasierte Zugriffssteuerung
- Export und Reporting-Funktionen
Angebotserstellung
Von der Kundenanfrage bis zum fertigen Angebot: Der gesamte Prozess wird beschleunigt und standardisiert. Vorlagen werden automatisch mit Kundendaten, Produktinformationen und aktuellen Preisen befüllt. Komplexe Berechnungen erfolgen regelbasiert.
Das System greift auf Ihre Produkt- und Leistungsdatenbank zu und erstellt individualisierte Angebote in Ihrem Corporate Design. Nach interner Freigabe wird das Angebot automatisch per E-Mail verschickt. Nachverfolgung und Erinnerungen laufen ebenfalls automatisch ab.
- Automatische Befüllung von Angebotsvorlagen
- Integration mit Kunden- und Produktdatenbanken
- Regelbasierte Preisberechnungen
- Versandautomatisierung und Nachverfolgung
- Statistische Auswertungen zur Angebotsperformance
E-Mail-Archivierung
Geschäftliche E-Mails werden automatisch nach vordefinierten Regeln kategorisiert und archiviert. Das System erkennt wichtige Nachrichten anhand von Schlüsselwörtern, Absendern und Betreffzeilen. Unwichtige E-Mails können automatisch aussortiert werden.
Die Archivierung erfolgt revisionssicher und entspricht den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Eine leistungsfähige Suchfunktion ermöglicht es, auch Jahre alte Korrespondenzen innerhalb von Sekunden wiederzufinden. Export-Funktionen stehen für rechtliche Zwecke zur Verfügung.
- Regelbasierte automatische Kategorisierung
- Revisionssichere Langzeitarchivierung
- Volltextsuche über alle archivierten Nachrichten
- Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
- Export-Funktionen für Audits und rechtliche Verfahren
Personalakten digital
Alle personalrelevanten Dokumente werden an einem sicheren, zentralen Ort verwaltet. Urlaubsanträge, Arbeitszeugnisse, Gehaltsabrechnungen, Fortbildungsnachweise und Gesundheitsbescheinigungen sind jederzeit auffindbar und bleiben vertraulich.
Das System unterstützt Workflows für Urlaubsanträge und Genehmigungsprozesse. Mitarbeiter können ihre eigenen Dokumente einsehen, während HR-Verantwortliche erweiterte Zugriffsrechte erhalten. Die Verwaltung erfolgt DSGVO-konform mit umfassenden Protokollierungsfunktionen.
- Zentrale, sichere Dokumentenverwaltung
- Automatisierte Urlaubsverwaltung mit Genehmigungsworkflow
- Rollenbasierter Zugriff für Mitarbeiter und HR
- DSGVO-konforme Datenspeicherung und Protokollierung
- Erinnerungen an ablaufende Zertifikate und Fristen
